Un consultant termine sa semaine de mission le jeudi soir. Le vendredi, au lieu d'enchaîner sur une nouvelle mission ou de prospecter, il passe la journée à mettre en forme son compte-rendu, à actualiser le tableau de suivi du cabinet, et à répondre à trois emails qui traînaient depuis mardi. Rien de tout ça n'est facturé au client. Rien de tout ça n'apparaît non plus dans les tableaux de bord habituels, parce que ce n'est ni une mission, ni une absence : c'est simplement invisible.

C'est ce temps-là qui intéresse ce premier article. Pas pour vous culpabiliser de ne pas l'avoir mesuré jusqu'ici, la plupart des cabinets ne le font pas, mais parce qu'on ne peut rien améliorer de ce qu'on ne voit pas.

Ce que recouvre vraiment le « temps administratif »

Dans un cabinet de conseil, ce temps se cache derrière des tâches qui paraissent chacune trop petites pour qu'on s'y arrête : la mise en forme d'un compte-rendu de mission, la mise à jour d'un fichier de suivi commercial, la préparation d'une proposition à partir d'un modèle existant, la ressaisie d'une même information dans deux outils différents parce qu'ils ne communiquent pas entre eux.

Prise isolément, chacune de ces tâches semble anodine. Additionnées sur une semaine, pour un consultant comme pour un associé, elles représentent souvent plusieurs heures qui ne se retrouvent nulle part dans le chiffre d'affaires du cabinet.

Pourquoi ça reste invisible

La plupart des cabinets suivent un indicateur global, le taux d'occupation, sans le détailler par nature de tâche. On sait qu'un collaborateur facture, en moyenne dans la profession, autour de 60 % de son temps, et que les cabinets les plus performants visent 70 à 80 %. Mais cet indicateur dit rarement où passe le reste : mission non pourvue, formation, ou justement, tâches administratives récurrentes.

Le problème n'est pas que ce temps existe. Il existe dans tous les cabinets. Le problème, c'est qu'il reste rarement mesuré, donc rarement discuté.

Comment le mesurer, simplement

Pas besoin d'un outil de suivi complexe pour commencer. Une méthode tient sur une semaine :

  • Demandez à deux ou trois consultants de noter, chaque jour, le temps passé sur trois catégories seulement : reporting et comptes-rendus, mise à jour d'outils internes, préparation commerciale (devis, propositions).
  • Ne cherchez pas la précision à la minute près. Un ordre de grandeur par demi-journée suffit largement à voir apparaître une tendance.
  • Comparez ensuite ce total au temps facturé sur la même période. L'écart, en général, surprend plus qu'il ne rassure.

Cette mesure a un deuxième mérite : elle indique aussi lesquelles de ces tâches se répètent à l'identique d'une semaine à l'autre. Ce sont précisément celles-là qui se prêtent le mieux à être automatisées, une fois qu'elles sont identifiées.

Ce que ça représente, une fois chiffré

Une demi-journée par semaine sur ce type de tâches, pour un seul consultant, représente environ 25 jours sur une année pleine. À multiplier, ensuite, par le nombre de collaborateurs concernés dans votre cabinet. Ce n'est pas un drame, et ce n'est pas non plus une fatalité : c'est un point de départ concret, mesurable, sur lequel il devient possible d'agir sans bouleverser la façon dont votre cabinet travaille aujourd'hui.

C'est exactement ce que regarde l'audit gratuit NETORIA : pas une promesse d'automatisation générale, mais un état des lieux précis de ce temps-là, avant toute proposition.

Si le vocabulaire employé par les prestataires vous laisse perplexe, l'article sur ce que veulent vraiment dire n8n, agent IA et API le traduit en langage de cabinet.